Perancangan Sistem

Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan lanjutan dari analisa sistem. Setelah Analisis Sistem mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada perancangan sistem, maka selanjutnya Analis Sistem memikirkan bagaimana membentuk dari sistem yang akan dibuat nantinya.

Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari tahap perancangan system yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakaian sistem (User atau End User).
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem yang akan dibangun dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada programer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat didalam pengembangan atau pembuatan sistem.

Langkah-langkah Dalam Perancangan Sistem

Langkah-langkah dalam perancangan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :

1. Physical System Physical system berupa bagan alir sistem ( System Flowchart ) ataupun bagan alir dokumen ( Document Flowchart ).
2. Logical Model Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau Data Flow Diagram ( DFD ). DFD digunakan untuk mengembangkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Joint Application Development (JAD)

Pengertian JAD (Joint Application Development)

Joint Application Development (JAD) adalah teknik yang memungkinkan pengembangan, manajemen, dan kelompok pelanggan untuk bekerja sama dalam membangun suatu produk.Dokumen ini secara khusus mengacu pada bagaimana JAD sesi digunakan di dalam Produk Life Cycle (PLC) untuk mengumpulkan dan mengelola persyaratan produk.

Teknik Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses.Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan (metode).

Proses dalam Joint Application Development (JAD)

Proses JAD didasarkan pada 4 gagasan yang sederhana, yaitu :

1. Menempatkan Orang-orang yang benar-benar ahli dalam bidangnya.
2. Orang-orang yang terlatih mempunyai pemahaman terbaik dalam pengembangan sistem tersebut.
3. Proses-proses Sistem Informasi dan bisnis, Orang-orang yang bekerja di dalam bidang yang terkait mempunyai pengertian yang mendalam dan peran yang berharga dari suatu sistem dan di dalam suatu masyarakat yang lebih besar.
4. Sistem informasi yang terbaik dirancang ketika semua kelompok atau unsur atau elemen bekerja bersama-sama di suatu proyek sebagai mitra yang sama dalam pengembangan sistem.

Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam JAD

Secara umum yang perlu terlibat dalam proses pengembangan sistem adalah :

1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner (pemilik dari proyek yang dikerjakan), memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI (Sistem Informasi) yang dilakukan.
2. Business Users. Business User terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah orang yang melakukan pekerjaan di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan Representative end user adalah orang yang mengetahui seharusnya proses bisnis itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim/orang-orang ini yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya.
4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. System Experts perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual.
5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif dan efisien. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.

Sesi-sesi Didalam JAD

Beberapa sesi didalam JAD terdiri dari komponen-komponen berikut :

1. Komitmen masa– ½ hari hingga beberapa minggu.
2. Pengurusan bersama-sama diperlukan untuk pelepasan tugas.
3. Perancangan teliti diperlukan.
4. Agenda formal dan peraturan asas.
5. Struktur atas-bawah paling efektif.
6. Aktiviti fasilitator.
7. Perjalanan sesi yang licin.
8. Bantuan untuk istilah teknikal.
9. Catat atau rekam kumpulan input.
10. Neutral, tetapi bantu selesaikan isu.
11. e-JAD boleh membantu mengurangkan kumpulan masalah biasa.
12. Laporan susulan selepas-sesi

Pentingnya Keterlibatan User Dalam Pengembangan Sistem

Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan komputer.
5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang berdampak terhadap mereka : Peserta JAD, yaitu : - Fasilitator - Dilatih dengan teknik-teknik JAD - Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan proses-proses - Scribe(s) atau Catatan - Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD - Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis

Ruangan Yang Digunakan Untuk Proses Pencarian Informasi Dalam Sistem JAD

Ruangan yang digunakan pada proses untuk mencari informasi dalam sistem JAD (Joint Application Development), yaitu ruangan yang tertutup dan berukuran cukup besar, dengan meja yang membentuk huruf U, dan terdapat komponen lainnya seperti :

1. Scanner
2. Screen For Overhand
3. Magnetic Board
4. Printer
5. Flip Chart
6. Flip Chart Sheets
7. Overhand Projector

Pengertian SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)

SKPL adalah Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, atau dalam bahasa Inggris-nya sering juga disebut sebagai Software Requirements Spesification (SRS), dan merupakan spesifikasi dari perangkat lunak yang akan dikembangkan. Sedangkan Kebutuhan perangkat lunak adalah kondisi atau kemampuan yang harus dimiliki untuk memenuhi apa yang disyaratkan oleh perangkat lunak atau diinginkan oleh pemakai.

Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ini bertujuan sebagai acuan atau panduan baik bagi pengembang dan pengguna perangkat lunak selama dalam pengembangan perangkat lunak yang akan dibangun. 

Bagi pihak pengembang, SKPL ini dapat digunakan sebagai acuan dalam setiap tahapan pengembangan ini agar sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna dan tujuan perangkat lunak itu sendiri. Sedangkan bagi pihak pengguna, SKPL ini digunakan untuk mencatat semua spesifikasi kebutuhan dari perangkat lunak yang dikembangkan dan harapan yang diinginkan.

Jenis Kebutuhan

Secara kategoris, ada tiga buah jenis kebutuhan perangkat lunak [IEE93]:

• Kebutuhan fungsional (functional requirement)
• Kebutuhan antarmuka (interface requirement)
• Kebutuhan unjuk kerja (performance requirement)
• Kebutuhan antarmuka dan unjuk kerja sering disebut Non-functional Requirement

Alanisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai:

• Proses mempelajari kebutuhan pemakai untuk mendapatkan definisi kebutuhan sistem atau perangkat lunak [IEE93].
• Proses untuk menetapkan fungsi dan unjuk kerja perangkat lunak, menyatakan antarmuka perangkat lunak dengan elemen-elemen sistem lain, dan menentukan kendala yang harus dihadapi oleh perangkat lunak [PRE01].

Tujuan analisis kebutuhan perangkat lunak adalah:

• Memahami masalah yang akan dibuat perangkat lunaknya secara menyeluruh (komprehensif).
• Mendefinisikan apa yang harus dikerjakan oleh perangkat lunak untuk memenuhi keinginan pemakai.

Membuat Document Spesifikasi Kebutuhan

Semua kebutuhan yang telah didefinisikan selanjutnya dibuatkan dokumentasinya, yaitu Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) atau Software Requirements Specification (SRS).

• SKPL yang dibuat harus dapat menyatakan secara lengkap apa yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak, termasuk deskripsi lengkap dari semua antarmuka yang digunakan.
• SKPL bisa terdiri dari banyak dokumentasi yang saling melengkapi.

Mengkaji Ulang Review Kebutuhan

• Proses untuk memeriksa (validasi) SKPL apakah sudah konsisten, lengkap, dan sesuai dengan apa yang diinginkan pemakai.
• Proses ini mungkin dilakukan lebih dari satu kali.
• Dan sering kali muncul kebutuhan-kebutuhan baru dari pemakai.
• Untuk itu, diperlukan negosiasi antara pihak pengembang dengan pemakai sesuai prinsip “win-win solution” sampai kebutuhan tersebut dapat disepakati kedua belah pihak.

Bisa download di sini untuk melihat contoh templet dokumentnya Download !!

Analisis Swot

Analisis SWOT pertama kali diperkenalkan oleh Albert S Humphrey pada tahun 1960-an dalam memimpin proyek riset di Stanford Research Institute yang menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.

PENGERTIAN ANALISIS SWOT

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Komponen Dasar Analisis SWOT

Analisis SWOT terdiri dari 4 komponen dasar yaitu :

Strength (Kekuatan) atau disingkat dengan “S”, yaitu karakteristik organisasi ataupun proyek yang memberikan kelebihan / keuntungan dibandingkan dengan yang lainnya.

Weakness (Kelemahan) atau disingkat dengan “W”, yaitu karakteristik yang berkaitan dengan kelemahan pada organisasi ataupun proyek dibandingkan dengan yang lainnya.

Opportunities (Peluang) atau disingkat dengan “O”, yaitu Peluang yang dapat dimanfaatkan bagi organisasi ataupun proyek untuk dapat berkembang di kemudian hari.

Threats (Ancaman) atau disingkat dengan “T”, yaitu Ancaman yang akan dihadapi oleh organisasi ataupun proyek yang dapat menghambat  perkembangannya.

Dari keempat komponen dasar tersebut, Strength (kekuatan) dan Weakness (Kelemahan) adalah faktor internal organisasi/proyek itu sendiri, sedangkan Oppoturnities (Peluang) dan Threats (Ancaman) merupakan faktor eksternal yang mempengaruhi perkembangan organisasi ataupun proyek. Oleh karena itu, Analisis SWOT juga sering disebut dengan Analisis Internal-Eksternal (Internal-External Analisis) dan Matriks SWOT juga sering dikenal dengan Matrix IE (IE Matrix).

Cara Menggunakan Analisis SWOT

Untuk melakukan Analisis SWOT, kita perlu membuat beberapa pertanyaan dan menjawabnya sendiri seperti contoh-contoh berikut ini :

Strength (Kekuatan)

• Kelebihan apa yang dimiliki oleh organsiasi ?
• Apa yang membuat organisasi lebih baik dari organisasi lainnya?
• Keunikan apa yang dimiliki oleh organisasi ?
• Apa yang menyebabkan kita mendapatkan penjualan ?
• Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelebihan ?

Weakness (Kelemahan)

• Apa yang dapat ditingkatkan dalam organisasi ?
• Apa yang harus dihindari oleh organisasi ?
• Faktorapa yang menyebabkan kehilangan penjualan ?
• Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelemahan organisasi kita ?
• Apa yang dilakukan oleh pesaing sehingga mereka dapat lebih baik dari organisasi kita ?

Opportunities (Peluang)

• Kesempatan apa yang dapat kita lihat ?
• Perkembangan tren apa yang sejalan dengan organisasi kita ?

Threats (Ancaman)

• Hambatan apa yang kita hadapi sekarang ?
• Apa yang dilakukan oleh pesaing organisasi ?
• Perkembangan Teknologiapa yang menyebabkan ancaman bagi organisasi ?
• Adakah perubahan peraturan pemerintah yang akan mengancam perkembangan organisasi ?

Faktor yang Mempengaruhi Analisis SWOT

Faktor-faktor yang mempengaruhi keempat komponen dasar Analisis SWOT diantaranya adalah :

Faktor Internal (Strength dan Weakness)

• Sumber daya yang dimiliki
• Keuangan atau Finansial
• Kelebihan atau kelemahan internal organisasi
• Pengalaman-pengalaman organisasi sebelumnya (baik yang berhasil maupun yang gagal)

Faktor Eksternal (Opportunities dan Threats)

• Tren
• Budaya, Sosial Politik, Ideologi, perekonomian
• Sumber-sumber permodalan
• Peraturan Pemerintah
• Perkembangan Teknologi
• Peristiwa-peristiwa yang terjadi
• Lingkungan

Contoh Analisis SWOT

Berikut ini adalah contoh sederhana dalam melakukanAnalisis SWOT dalam suatu mengevaluasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman Perusahaan Taksi Blue Bird

ANALISIS SWOT PADA TAXI BLUE BIRD

·          STRENGTH : armada yang sangat besar, sudah terkenal kenyamanan dan keamanannya, pelayanannya baik, Karyawannya ramah dan bersahaja, inovasi taximobile reservation bagi pengguna (smartphone) android dan blackberry.

·         WEAKNESS : Kurangnya Promosi dan diskon, juga biaya tarif yang harus dikeluarkan juga cukup mahal atau sesuai dengan kualitas layanan yang diberikan Bluebird.

·         OPPORTUNITIES : Blue bird merupakan pelopor pengenaan tarif taksi berdasarkan sistem argo, dengan kebutuhan transportasi yang mobile bisa kemana saja, juga sistem yang mulai dikembangkan menggunakan GPS. Peluang bluebird sangat lebar di indonesia karena para konsumen sudah percaya dengan pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan, yang dapat dinikmati di banyak kota-kota terbesar di Indonesia termasuk Jakarta, Bali, Bandung, Banten, Lombok, Semarang, Surabaya dan Yogyakarta. Mereka juga dapat ditemukan di jantung pusat bisnis dan tujuan wisata di seluruh negeri.

·          THREAT : Adapun ancaman dari pihak luar yang sangat meresahkan perusahaan seperti adanya penipuan yang mengatasnamakan perusahaan dan pemalsuan mobil yang mengatasnamakan perusahaan bluebird, dan juga ancaman perusahaan berasal dari perusahaan yang serupa seperti perusahaan taksi yang mengecet warna mobilnya seperti taksi bluebird contohnya seperti  taksi gamya , family taksi, dll

FACTOR ANALYSIS STRATEGI :

Ukuran Pembobotan Strenght :                          Ukuran Pembobotan Opportunity :

·         1 = sedikit penting                              * 1 = sedikit penting

·         2 = agak penting                                * 2  = agak enting

·         3 = penting                                         * 3  = penting

·         4 = sangat penting                             * 4  = sangat penting

Ukuran Rating Kekuatan :                                    Ukuran Rating Peluang :

·         1 = sedikit kuat                                   * 1 = sedikit peluang

·         2 = agak kuat                                      * 2 = agak peluang

·         3 = kuat                                               * 3 = peluang

·         4 = sangat kuat                                   * 4 = sangat peluang

Ukuran Pembobotan Weakness:                        Ukuran Pembobotan Threat :

·         -1 = sedikit penting                            * -1 = sedikit penting

·         -2 = agak penting                              * -2 = agak penting

·         -3 = penting                                       * -3 = penting

·         -4 = sangat penting                           * -4 = sangat penting

Ukuran Rating Kelemahan :                               Ukuran Rating Ancaman :

·         -1 = sedikit lemah                            * -1 = sedikit mengancam

·         -2 = agak lemah                              * -2 = agak mengancam

·         -3 = lemah                                       * -3 = mengancam

·         -4 = sangat lemah                           * -4 = sangat mengancam

I N T E R N A L

E K S T E R N A L