Perancangan Sistem

Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan lanjutan dari analisa sistem. Setelah Analisis Sistem mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada perancangan sistem, maka selanjutnya Analis Sistem memikirkan bagaimana membentuk dari sistem yang akan dibuat nantinya.

Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari tahap perancangan system yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakaian sistem (User atau End User).
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem yang akan dibangun dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada programer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat didalam pengembangan atau pembuatan sistem.

Langkah-langkah Dalam Perancangan Sistem

Langkah-langkah dalam perancangan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :

1. Physical System Physical system berupa bagan alir sistem ( System Flowchart ) ataupun bagan alir dokumen ( Document Flowchart ).
2. Logical Model Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau Data Flow Diagram ( DFD ). DFD digunakan untuk mengembangkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Joint Application Development (JAD)

Pengertian JAD (Joint Application Development)

Joint Application Development (JAD) adalah teknik yang memungkinkan pengembangan, manajemen, dan kelompok pelanggan untuk bekerja sama dalam membangun suatu produk.Dokumen ini secara khusus mengacu pada bagaimana JAD sesi digunakan di dalam Produk Life Cycle (PLC) untuk mengumpulkan dan mengelola persyaratan produk.

Teknik Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses.Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan (metode).

Proses dalam Joint Application Development (JAD)

Proses JAD didasarkan pada 4 gagasan yang sederhana, yaitu :

1. Menempatkan Orang-orang yang benar-benar ahli dalam bidangnya.
2. Orang-orang yang terlatih mempunyai pemahaman terbaik dalam pengembangan sistem tersebut.
3. Proses-proses Sistem Informasi dan bisnis, Orang-orang yang bekerja di dalam bidang yang terkait mempunyai pengertian yang mendalam dan peran yang berharga dari suatu sistem dan di dalam suatu masyarakat yang lebih besar.
4. Sistem informasi yang terbaik dirancang ketika semua kelompok atau unsur atau elemen bekerja bersama-sama di suatu proyek sebagai mitra yang sama dalam pengembangan sistem.

Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam JAD

Secara umum yang perlu terlibat dalam proses pengembangan sistem adalah :

1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner (pemilik dari proyek yang dikerjakan), memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI (Sistem Informasi) yang dilakukan.
2. Business Users. Business User terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah orang yang melakukan pekerjaan di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan Representative end user adalah orang yang mengetahui seharusnya proses bisnis itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim/orang-orang ini yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya.
4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. System Experts perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual.
5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif dan efisien. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.

Sesi-sesi Didalam JAD

Beberapa sesi didalam JAD terdiri dari komponen-komponen berikut :

1. Komitmen masa– ½ hari hingga beberapa minggu.
2. Pengurusan bersama-sama diperlukan untuk pelepasan tugas.
3. Perancangan teliti diperlukan.
4. Agenda formal dan peraturan asas.
5. Struktur atas-bawah paling efektif.
6. Aktiviti fasilitator.
7. Perjalanan sesi yang licin.
8. Bantuan untuk istilah teknikal.
9. Catat atau rekam kumpulan input.
10. Neutral, tetapi bantu selesaikan isu.
11. e-JAD boleh membantu mengurangkan kumpulan masalah biasa.
12. Laporan susulan selepas-sesi

Pentingnya Keterlibatan User Dalam Pengembangan Sistem

Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan komputer.
5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang berdampak terhadap mereka : Peserta JAD, yaitu : - Fasilitator - Dilatih dengan teknik-teknik JAD - Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan proses-proses - Scribe(s) atau Catatan - Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD - Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis

Ruangan Yang Digunakan Untuk Proses Pencarian Informasi Dalam Sistem JAD

Ruangan yang digunakan pada proses untuk mencari informasi dalam sistem JAD (Joint Application Development), yaitu ruangan yang tertutup dan berukuran cukup besar, dengan meja yang membentuk huruf U, dan terdapat komponen lainnya seperti :

1. Scanner
2. Screen For Overhand
3. Magnetic Board
4. Printer
5. Flip Chart
6. Flip Chart Sheets
7. Overhand Projector